청중을 사로잡는 발표자료 만드는 법, 첫째는 ‘PPT를 열지 마라’?

"파워포인트(PPT)부터 열고 시작하지 마라"

발표자료 잘 만드는 법을 알려준다면서 PPT를 열지 말라니?! 발표는 듣는 이로 하여금 공감을 끌어내는 ‘설득’의 과정이기 때문이죠. 설득의 기본은 바로 스토리 라인. 호흡에 맞춰 메시지를 쪼개고, 이를 명확한 예시와 근거로 인과관계를 가진 흐름으로 이야기를 풀어나가야 합니다. 즉 발표자료가 PPT나 Keynote 같은 슬라이드 형식의 화면으로 구성된다면, 그 전체 슬라이드의 메시지 라인이 중요해진다는 말인데요. 이야기 전개와 메시지의 인과관계가 뚜렷하지 않으면, 청중들의 이해도는 물론 설득에도 실패하게 됩니다. 그동안 이런 ‘PPT 작성의 핵심’을 간과했다면, 지금 소셜프렌즈 ‘bruce’ 님의 노하우를 주목하세요!

실패를 줄이는 ‘파워포인트 초안 작성 3단계’

PPT는 워드, 노트와 같은 소프트웨어가 아닙니다. 연속된 메시지나 논리의 흐름을 적어나가는 곳이 아니라, 발표할 내용의 결과물을 담을 뿐이죠. 다시 말해, 모든 메시지 라인의 기획이 끝난 다음, 발표에 최적화해 마지막 단계에 표현하는 그릇인 셈입니다.

또 워드처럼 연속된 흐름이라기보다 낱장으로 존재하기 때문에, 처음부터 PPT를 열어 놓고 메시지 흐름을 잡으려다간 설득에 실패하는 결과물만 나오게 됩니다. 그래서 저는 PC 앞에 무작정 앉기보다, 먼저 종이와 펜을 준비할 것을 추천합니다. 컴퓨터 화면 대신 종이에 발표하고자 하는 핵심 메시지 라인을 써보는 거죠. 여기에도 순차적인 훈련이 필요합니다.

1. 종이 한 장에 전체 메시지 흐름을 적는다

정말 개괄적인 이야기 전개만 써보는 거죠. 예를 들어, 왜 이 자리에 서게 됐는지 언급하고, 이번 발표를 듣고 청중들이 얻을 수 있는 점, 간략하게 지난 히스토리 짚기, 핵심 문제가 무엇인지에 대해 공감 획득, 이 문제에 대해 다른 이들의 관점 등을 차례로 적는 겁니다. 이런 식으로 전체 보고서 또는 발표자료의 흐름을 한 장에 정리해 보는 것이 먼저입니다.

2. 슬라이드 단위로 핵심 메시지만 적어본다

각 슬라이드에서 전하고 싶은 핵심 메시지를 한두 줄로 종이에 끄적이고 넘어가세요. 단, 핵심 메시지는 슬라이드별로 하나여야 합니다. 예를 들면, ‘작년보다 올해 매출이 10% 감소한 가장 큰 이유는 환율의 영향을 들 수 있습니다’ 정도로 끝내야지, ‘작년보다 올 매출이 10% 정도 감소했는데, 그 원인은 환율이었고, 이를 만회하기 위한 솔루션은 이런 것들이 있다’로 2개 이상의 메시지를 담으면 안 됩니다. 정보량이 한 화면에 많으면, 청중의 집중력을 더 떨어뜨리기 때문이죠. 난도나 성격에 따라 다르지만, 대체로 슬라이드 1장당 발표 시간이 1~2분 정도 소요된다는 것도 유념하세요. 핵심 메시지 전개 순서는 위 1단계에서 잡은 전체 메시지 구조에 따라 정하면 됩니다.

3. 핵심 메시지를 백업할 정보로 무얼 담을지 구조를 잡는다

핵심 메시지가 잡혔다면 구조를 구상합니다. 핵심 메시지가 ‘작년보다 매출이 줄었다’라면, 매출 추이를 보여주는 그래프 하나면 충분할 것입니다. 거기에 그 원인이 ‘환율’이라는 것도 명시하려면, 과거 환율 추이와 매출 추이의 비교, 혹은 원인이 환율임을 증명하는 재료 원가나 수출 단가 변화표를 추가합니다. 3단계는 이런 그림, 표 등을 핵심 메시지 안에 어떻게 담으면 효과적일지 정하는 단계라 할 수 있습니다.

여기까지 펜과 종이로 해봤다면, 이미 발표자료, 보고서의 70%는 해낸 것과 다름없는데요. 회사나 그룹의 경우, 주로 시니어가 주니어에게 작업을 지시하면서 이 단계까지 해서 넘기지만, 주니어일 때부터 스스로 훈련해보는 것도 괜찮습니다.

이 세 단계를 거친 후 PC를 켜고 PPT를 구동해보세요. 이미 다 잡아둔 스토리를 디지털로 깔끔하게 변환하기만 하면 됩니다. 물론 실제로 PPT 상에 타이핑하고, 그래프 등을 표현하다 보면 디테일한 수정은 나오기 마련이죠. 하지만 무턱대고 PC부터 켰던 전보다, 소요 시간과 리소스 면에서 과정이 줄어들었음을 느낄 수 있을 겁니다. PPT 발표와 친해져야 할 신입이라면, 이런 보고서 기획의 기본은 꼭 기억해두시길 바랍니다~

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